Bir yönetim süreci olan eşgüdümlemenin analizi / An Analysis of coordination as an administrative process

Abstract

Bu bölümde, araştırmadan elde edilen bulgular özetlenmiş; bunlara dayalı olarak ulaşılan sonuçlara ve önerilere yer verilmiştir. ÖZET "Bir Yönetim Süreci Olan Eşgüdümlemenin Analizi" adlı bu araştırmada, "Hangi yönetimsel eylemler, eşgüdümleme olarak tanımlanmaktadır; bu eylemlerin örgüt ve yönetim açısından önemi nedir?" sorusu yanıtlanmaya çalışılmıştır. Bu amaçla da, aşağıdaki alt problemlere yanıt aranmıştır: 1. Alanyazmda eşgüdümlemeye ilişkin hangi tanımlar yer almaktadır? 2. Eşgüdüme neden gereksinim vardır? 3. Eşgüdümlemede kullanılan ilke ve yöntemler nelerdir? 4. Eşgüdüm türleri nelerdir? 5. Eşgüdümleme süreciyle diğer yönetim süreçleri arasında nasıl bir ilişki bulunmaktadır? 6. Eşgüdümlemede karşılaşılan sorunlar nelerdir? Araştırma bulguları, Türkiye'de üniversitelerde ve diğer araştırma merkezlerinde bulunan konuyla ilgili kaynaklarla sınırlandırılmıştır. Betimsel yönteme dayalı olarak yapılan bu araştırmada, ilgili kaynaklar taranmış; elde edilen bulgular, yorumu ile birlikte sunulmuştur. Bu bulgu ve yorumlar da aşağıda özet olarak verilmiştir: İnsanlar, toplum halinde yaşamaya başlayınca, amaçlarını daha etkili gerçekleştirmek için çeşitli örgütler kurmuşlardır. İnsanlık tarihi, şunu göstermiştir 81 82 ki; insanlar çeşitli amaçlanın örgütler aracılığıyla daha fazla ya da daha çabuk, daha kolay, daha mükemmel ya da daha etken olarak elde etmişlerdir. Bugün için örgütsüz bir yaşam düşünülememektedir. Doğumdan ölüme kadar, insan, varlığım örgüt içinde sürdürmektedir. örgüt ve yönetim iç içe geçmiş iki kavramdır. Bu iki kavram, birbirinden soyutlanamaz. Çünkü; örgütsüz bir yönetim gibi, yönetimsiz bir örgütten de söz etmek olanaksızdır. Yine de örgüt, yönetimden önce gelir. Yönetim, ancak bir örgütün varlığıyla anlam kazanır, örgüt bir yapı, yönetim ise süreçtir. Yönetme; insanların yönetilmesi, yöntemlerin yönetilmesi ve kaynakların yönetilmesini kapsar. Yönetici, örgütsel amaçları gerçekleştirmek üzere işgörenleri bir etkinliğe yöneltmek yükümlülüğü yanında, yöntemleri zamanında uygulamak ve para, zaman, malzeme gibi kaynaklardan en iyi biçimde yararlanmak olanaklarını aramak durumundadır. Alanyazında yönetim süreçleri olarak belirtilen bu eylemler bütünü, değişik yazarlarca farklı biçimlerde sınıflandırılmıştır. Bu araştırmada, Gregg tarafından yapılan sınıflandırmanın daha kapsayıcı olduğu görüldüğünden diğerlerine tercih edilmiştir. Gregg' in sınıflamasında, yönetim süreçleri, şu eylemleri kapsamaktadır: 1. Karar verme, 2. Planlama, 3. örgütleme, 4. İletişim, 5. Etkileme, 6. Eşgüdümleme, 7. Değerlendirme. 83 Bireylerin ve grupların çabalarını, amaç gerçekleştirici bir etkinlikler bütünü oluşturmak üzere eşgüdümleme çok önemli bir yönetim sürecidir. Eşgüdüm, yönetimin esasıdır. Eğitimde eşgüdüm, sistemin önemli bir boyutunu oluşturur. Bu sürecin iyi işlemesi, sistemin amaçlarının üyelerce iyi anlaşılmasına, üyelerin birbirlerinin eylemlerinden haberdar olmalarına ve bu amaçlar doğrultusunda kendi paylarına düşen görev ve sorumlulukları yerine getirmelerine bağlıdır. Eşgüdüm, bir bakıma, örgütte herşeyin optimalini, ortasını bulmaktır. Başka bir ifadeyle, örgütsel çabaların birbirini zıt yönlere doğru götürmeyecek biçimde düzenlenmesidir. Kısacası, ortak amaçlarda eylem birliğini sağlamaktır. Eşgüdüm gereksinimi, örgütsel görevlerin doğası ve iletişim gereksinmeleri ile bu görevleri yerine getiren çeşitli birimlerin birbirine bağımlılıklarından kaynaklanır. Ayrıca örgüt hacminin büyüklüğü, karmaşıklığı, coğrafık dağılımı, işgören davranışlarının kestirilemezliği, örgütsel değişme ve uzmanlaşmanın yarattığı bağımlılık gibi etkenler de bu gereksinimi artırmaktadır...1!' örgütlerde eşgüdümleme süreci işletilirken uyulması gereken bazı temel ilke ve yöntemler vardır. Bu ilkeler: Doğrudan ilişki, erkenlik, etkileşim ve sürekliliktir. Yine, örgütlerde sık olarak kullanılan eşgüdümleme yöntemleri; gözdağı, ödül ve ceza, borçlandırma, yarışma, işe sarma, işi çekici kılma, takım kurma, etkili iletişimi kolaylaştırma, ölçünleme, karşılıklı düzenleme, gözetim ve gönüllü eşgüdümü özendirmedir. Eşgüdüm, gerçekleştirilme biçimine göre ise; iç, dış, dikey, yatay, merkezi, yapısal, görevsel ve gönüllü eşgüdüm olarak farklı türlere ayrılmaktadır. Her örgütte, her örgütsel çabada, karar verme, planlama, örgütleme, iletişim kurma, etkileme, eşgüdümleme ve değerlendirme zorunludur. Bu öğeler, bir bütün 84 olarak yönetim sürecini oluşturmakta ve birbirleriyle zorunlu bir ilişki içerisinde bulunmaktadır. Eşgüdümleme, sayılan bu öğelerden ayrı ve bağımsız değildir, herbirinin ayrılmaz bir parçasıdır. örgütlerde etkili eşgüdümü gerçekleştirmede karşılaşılan sorunların kaynaklan arasında örgütteki sürekli değişim, zayıf ve güçsüz liderlik, zaman etkeni ve büyük örgütlerin düzenlenmesi ve işleyişine özgü karmaşıklıklar sayılabilir. Eşgüdümün sağlanmış olduğu örgütlerde her bölüm, diğerlerinin ne yaptığından ya da ne yapacağından haberlidir. Yine, her bölüm, sürekli değişen iç ve dış koşullara karşı kendini yenileme ve geliştirme yeteneğine sahiptir. Eşgüdümün yararlan ise, özetle şu şekilde sıralanabilir: 1. Eşgüdüm, örgütsel gelişmeyi hızlandınr. 2. Örgütte ortaya çıkabilecek sorunlar kime ait olursa olsun, diğerleri tarafından da gerçek yönüyle anlaşılır. Böylece, daha ileri bir düzeyde maddi ve manevi anlama meydana gelir ve sorunu yanlış anlamadan doğabilecek çatışmalar önlenmiş olur. 3. Kanşıklıklar ve gereksiz tekrarlar önlenir. 4. Mevcut politika, plan ve ilkeler gerçek yönüyle anlaşılır. 5. örgütsel planlar daha etkili bir biçimde uygulanabilir (Osman, 1984: 289- 299). SONUÇ Araştırmada elde edilen sonuçlar aşağıdadır: 1. örgütsel mantık kurallannın en doğal gereği olarak karşımıza çıkan eşgüdüm, kendisi dışındaki yönetsel işlevlerin örgütsel gerçeklikle bağlannı sürdüren önemli bir yönetim sürecidir. Bu sürecin etkili bir biçimde gerçekleştirilmesi, diğer süreçlerin de sağlıklı bir şekilde işleyebilmesini olanaklı kılar.